Cualquier miembro de la comunidad universitaria (donantes internos), así como instituciones y personas naturales ajenas a la universidad (donantes externos) que deseen contribuir al fortalecimiento de las colecciones académicas.

Todo interesado debe completar primero el Formulario de registro de donaciones. Esta información es indispensable para que la Biblioteca evalúe si el material propuesto responde a las necesidades de enseñanza e investigación de la universidad.

Los documentos deben ser originales y encontrarse en perfecto estado de conservación. No se aceptarán materiales con hongos, polillas, sellos, mutilaciones, papel quebradizo o signos de oxidación. Se prefiere que sean ediciones recientes.

Se acepta un máximo de 4 ejemplares en total, bajo el criterio de 1 ejemplar por cada campus donde se imparta el programa académico relacionado con el tema del libro.

La Biblioteca notificará el resultado de la evaluación en un plazo máximo de 20 días hábiles. Si es aprobada, se emitirá una Constancia de aprobación y entrega de donaciones, documento que el donante deberá firmar para formalizar el proceso.

• Donantes internos (UPC): Pueden entregarlos en las bibliotecas de las sedes Monterrico, San Isidro, Villa o San Miguel. Es indispensable presentar la constancia de aprobación tanto en formato digital como impresa y firmada al momento de la entrega.
• Donantes externos: La entrega debe realizarse exclusivamente en la Mesa de Partes de la sede Monterrico. Es indispensable presentar la constancia de aprobación tanto en formato digital como impresa y firmada al momento de la entrega.

Entre las razones principales se encuentran:

• Mal estado físico del material.
• Temática irrelevante para los programas de la UPC.
• El documento ya está disponible en acceso abierto (en línea) o la biblioteca ya tiene suficientes ejemplares físicos.
• Se trata de revistas en formato físico.

Si desea incorporar artículos de su autoría como bibliografía, estos deben cumplir con la Política del Repositorio Académico UPC y enviarse en formato PDF. Si son libros físicos para bibliografía de un curso, debe especificar el programa académico y si es bibliografía básica o complementaria.

Todas las propuestas pasan por un proceso de revisión técnica y de calidad por parte del programa académico correspondiente y el área de Ética y Compliance, asegurando el cumplimiento de la normativa institucional.

En caso de que los libros propuestos para donación no sean aprobados, el procedimiento establecido en los lineamientos es el siguiente:

Notificación al donante: La Biblioteca se encargará de informar oportunamente al donante (ya sea un usuario interno de la UPC o un donante externo) sobre la decisión de no aceptar el material.

Plazo de comunicación: El resultado de la evaluación, sea positivo o negativo, se comunica en un plazo máximo de 20 días hábiles contados desde que la Biblioteca confirma la recepción de la intención de donación.